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Comment gérer les notes de frais : le guide complet




Actualités  |  19/06/2020

Contrôle de l’URSSAF, fraudes des salariés, processus complexe, il n’y a pas à dire la gestion des notes de frais en entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. Et pourtant, la négliger coûte cher à l’entreprise, et même aux collaborateurs. Comment y remédier ?

A travers ce guide complet, nous vous accompagnons dans la gestion de vos notes de frais.

Alors suivez le guide !

 

 

Qu’est-ce qu’une note de frais ou frais professionnel ?

Une note de frais ou frais professionnel définit les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais sont remboursés par l’employeur.

Les notes de frais ne sont pas comptabilisées dans le calcul des cotisations de sécurité sociale et CSG-CRDS.

 

Quelles sont les modalités de remboursement des notes de frais ?

Il existe plusieurs modalités de remboursement des frais professionnels :

  • Le remboursement des dépenses réelles.
  • Le remboursement sous forme d’allocation forfaitaire.
  • Le remboursement via une déduction forfaitaire spécifique.

Le remboursement des dépenses réelles

Comme son nom l’indique, il s’agit du remboursement du montant exact des frais payés par le salarié. Ces frais doivent rentrer dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié.  

S’agissant de dépenses réelles, il n’y a pas de limite d’exonération, comme nous pourrons le voir pour le remboursement sous forme d’allocation forfaitaire.

Le remboursement des dépenses réelles concerne :

  • Les dépenses en situation de télétravail.
  • L’utilisation d’outils des technologies de l’information et de la communication.
  • Le déménagement suite à une mobilité professionnelle.
  • Les salariés des entreprises français détachés à l’étranger.
  • Les salariés en missions temporaires ou mutés depuis la métropole vers les collectivités d’outre-mer ou inversement.

Le remboursement sous forme d’allocation forfaitaire

L’employeur rembourse le salarié sous forme de forfait basé sur les limites d’exonération définit chaque année.

Les frais à prendre en compte :

  • Les repas au restaurant.
  • La restauration sur le lieu de travail.
  • Les repas en dehors des locaux de l’entreprise.
  • Les frais kilométriques.
  • Les grands déplacements (en Métropole, Outre-mer et étranger).
  • Les dépenses d’hébergement provisoire.
  • Les dépenses liées à la mobilité professionnelle.

A noter que le remboursement forfaitaire ne s’applique pas pour les parties suivantes :

  • Les dirigeants liés au régime social des non-salariés.
  • Les gérants minoritaires.
  • Les présidents-directeurs généraux de sociétés Anonymes.
  • Les présidents et dirigeants de sociétés par Actions Simplifiées.

Le remboursement via une déduction forfaitaire spécifique

Il s’agit d’une déduction effectuée sur le calcul des cotisations de sécurité sociale, des contributions d’assurance et de l’AGS (Association de la Garantie des Salariés).

Pour être appliquées, certaines conditions doivent être réunies :

  • La profession des salariés en question (BTP, artiste, …).
  • Un plafond à 7600 euros par an et par salarié.

Pour toutes informations complémentaires, notamment sur les barèmes appliqués : URSSAF

 

Quels frais sont admis en tant que frais professionnels ? 

Les frais admis en tant que notes de frais sont variés. Nous pouvons distinguer :

La restauration

Lorsque le salarié, dans le cadre professionnel, doit inviter un tiers au restaurant par exemple.

Les déplacements

Lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile. Deux critères doivent être réunis :

  • Trajet aller supérieur à 50 Km.
  • Pas de possibilité d’effectuer le trajet en moins 1h30 avec les transports en commun.

Les frais pris en compte comprennent le repas et le logement.

Les transports

Ces frais concernant les dépenses effectuées par le salarié avec l’utilisation de son véhicule personnel, toujours dans le cadre de son activité professionnelle (frais de carburant, …).

Cela comprend également les frais de transport en commun ou service public comme la location de vélos.

A noter que les déplacements du lieu de résidence au travail ne sont pas pris en compte dans les notes de frais.

La mobilité

Ces frais sont liés à un changement de poste qui entraîne un trajet égal ou supérieur à 1h30 ou une distance égale ou supérieure à 50 km.

Les technologies de l’information et de la communication

Concerne les dépenses liées à l’Internet, les logiciels, le téléphone portable, etc., dans le cadre de l’activité professionnelle.

Le télétravail

Les frais engagés dans le cadre de l’activité professionnelle lors du télétravail.  Les frais peuvent être les équipements nécessaires, les frais liés à l’adaptation d’une pièce, les frais informatiques, etc.

Les autres frais

Concerne tous les autres frais qui peuvent être engagés par le salarié dans le cadre professionnel (vêtements de travail, …).

 

Les procédures à respecter pour les notes de frais

Les mentions obligatoires

Lors de la production de la note de frais certains éléments doivent y figurer :

  • Nom de l’émetteur.
  • Date.
  • Nature des frais.
  • Description. 
  • Montant total.
  • Moyen de paiement.

En fonction du type des frais, d’autres éléments doivent être intégrés.

Invitation au restaurant

  • Nom de l’invité.
  • Le motif de l’invitation.

Frais kilométriques

  • Motif du déplacement.
  • Lieu du déplacement.
  • Nombre de kilomètres effectué.
  • La puissance fiscale du véhicule.

 

Que faire en cas de perte du justificatif ?

Il peut arriver que le salarié perde le justificatif. S’offre à lui alors 3 solutions :

  • Demander un duplicata au fournisseur concerné.
  • Justifier à l’aide d’un relevé bancaire. 
  • Faire une déclaration sur l’honneur.

 

Les fraudes liées aux notes de frais

Les fausses factures

Factures d’hôtel, de restaurant, d’avion ou encore de train, les fraudes à la fausse factures consistent à gonfler les prix pour cacher en réalité des dépenses non liées à l’activité professionnelle.

Inviter un ami à déjeuner et faire passer le ticket en note de frais comme étant une invitation à un repas d’affaires, par exemple.

Un autre exemple, l’inscription d’un montant plus élevé de la course de taxi.

Les notes de frais qui viennent de l’étranger

Il est compliqué de comprendre certains justificatifs venant de l’étranger du fait de la langue. Par exemple, le japonais. Dans ce cas de figure, certains salariés peuvent jouer là-dessus pour gonfler les prix et intégrer des frais qui ne sont pas liés à l’entreprise.

Les devises

Le taux de change est également une ouverture pour se faire rembourser d’un montant plus élevé.  Sans règle de conversion, le salarié peut gagner sur le taux de change.

Les frais kilométriques

Déclaration plus élevée des kilomètres parcourus, par exemple, ou encore, utiliser une voiture avec une puissance fiscale moins élevée que celle déclarée.

Les doublons

Utiliser un même justificatif pour se faire rembourser deux fois.

Notes de frais sur des factures non payées

Le salarié déclare une note de frais sur une invitation au restaurant alors qu’il s’est fait inviter, par exemple.

Les cadeaux d’affaires

Offrir à son entourage des cadeaux payés par l’entreprise qui sont normalement destinés aux partenaires d’affaires.

 

Comment prévenir les fraudes aux notes de frais ?

Pour prévenir les fraudes liées aux notes de frais, l’entreprise doit encadrer les dépenses professionnelles avec :

  • Un budget adapté aux dépenses effectuées par les collaborateurs et respectant les limites imposées par la réglementation.
  • Des justificatifs de dépenses qui doivent accompagner les demandes de remboursements ainsi que les mentions obligatoires.
  • Un logiciel de notes de frais pour accompagner la gestion de cette tâche chronophage.

 

TVA et notes de frais

Une entreprise peut déduire la TVA de certains achats professionnels. On parle alors de TVA déductible.

Certaines conditions doivent être réunies et certains achats ne sont pas éligibles.

Conditions pour récupérer la TVA

  • La TVA doit apparaître sur le document justificatif, une facture par exemple.
  • Respecter le délai, c’est-à-dire le mois durant lequel l’achat est payé.
  • L’achat doit servir à l’activité professionnelle et ne pas être utilisé à des fins privées à plus de 90%.

Les achats non-éligibles

  • Les logements destinés aux dirigeants et collaborateurs ne sont pas éligibles, à l’exception des logements gratuits à destination du personnel de sécurité, gardiennage et de surveillance.
  • Les véhicules de transports présents dans l’actif de l’entreprise (les entreprises de transports, auto-école, etc. sont exclues).
  • Les cadeaux d’affaires (à l’exception de ceux à très faible valeur).
  • Quelques produits pétroliers.
  • Service en rapport avec des biens non-éligibles.

 

Comment optimiser la gestion vos notes de frais ?

Pour optimiser la gestion de vos notes de frais, vous devez mettre en place deux éléments :

  • Une politique de dépenses professionnelles.
  • Et un logiciel de gestion de note de frais.

La politique de dépenses professionnelles

Cela vous permettra d’encadrer les dépenses de vos collaborateurs pour prévenir les abus et les fraudes. C’est également une économie d’argent pour l’entreprise.

Vous pouvez par exemple, mettre en place un système de validation par workflow, mettre des plafonds par type de dépenses, etc.

Un logiciel de gestion des notes de frais

Mettre en place un logiciel de gestion des notes de frais, vous permettra d’automatiser les différentes étapes du processus de notes de frais et également :

  • De diminuer les saisies manuelles et donc les erreurs de saisies.
  • D’améliorer l’expérience collaborateur à travers des technologies qui lui facilitent ses tâches quotidiennes, souvent chronophages et sans valeur ajoutée.
  • Un suivi plus assidu des dépenses professionnelles.
  • Un gain de temps pour le collaborateur et le manager.

 

VSA : un logiciel qui gère vos notes de frais

VSA est un ERP qui comprend plusieurs modules pour la gestion administrative d’une entreprise. En outre, son module « Notes de frais », vous permet :

  • De gérer et contrôler les notes de frais.
  • De valider par un système de workflow.
  • De suivre les remboursements.
  • Et même de faire des avances sur frais.

Le logiciel dispose d’une application mobile qui permet à vos collaborateurs et managers de gérer leurs notes de frais en mobilité.

Voir les fonctionnalités du logiciel VSA

 

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